Nederlandse en Vlaamse archivarissen in beweging
Digitale toegankelijkheid bevolkingsregisters
Als medewerker van Tresoar in Leeuwarden zou ik jullie graag het volgende voor willen leggen. Bij Tresoar onderzoeken we momenteel de mogelijkheid om alle Friese bevolkingsregisters over het tijdvak 1850-1920 te digitaliseren en nader toegankelijk te maken. Met voldoende middelen is dat uiteraard geen probleem, maar om na te gaan of het financieel gezien een realistisch project is, is het goed te weten hoeveel tijd met het nader toegankelijk maken is gemoeid.
Onze wens is om in principe alle gegevens uit het originele register in een database in te voeren. Het doel is dat de database als bron voor onderzoek naar migratiegeschiedenis moet kunnen worden gebruikt. Zodoende zouden dus in ieder geval gegevens als plaatsen van geboorte, herkomst en bestemming en data van binnenkomst en vertrek moeten worden ingevoerd. Maar ook kerkgenootschap en beroep zijn interessante gegevens.
Bij een zoektocht over het wereldwijde web heb ik een paar voorbeelden gevonden van bevolkingsregisters die gedigitaliseerd en nader toegankelijk zijn gemaakt, zoals in Alkmaar, de Bommelerwaard en Leeuwarden. In het zoekscherm kan in alle drie de gevallen alleen worden gezocht op persoonsnaam. Dat geldt ook voor de nadere toegangen die via www.friesarchiefnet.nl zijn te doorzoeken.
Mijn vraag is dan ook: kennen jullie voorbeelden van gemeentelijke bevolkingsregisters die op Internet op de door ons gewenste, uitgebreide wijze toegankelijk zijn gemaakt?
Onze wens is om in principe alle gegevens uit het originele register in een database in te voeren. Het doel is dat de database als bron voor onderzoek naar migratiegeschiedenis moet kunnen worden gebruikt. Zodoende zouden dus in ieder geval gegevens als plaatsen van geboorte, herkomst en bestemming en data van binnenkomst en vertrek moeten worden ingevoerd. Maar ook kerkgenootschap en beroep zijn interessante gegevens.
Bij een zoektocht over het wereldwijde web heb ik een paar voorbeelden gevonden van bevolkingsregisters die gedigitaliseerd en nader toegankelijk zijn gemaakt, zoals in Alkmaar, de Bommelerwaard en Leeuwarden. In het zoekscherm kan in alle drie de gevallen alleen worden gezocht op persoonsnaam. Dat geldt ook voor de nadere toegangen die via www.friesarchiefnet.nl zijn te doorzoeken.
Mijn vraag is dan ook: kennen jullie voorbeelden van gemeentelijke bevolkingsregisters die op Internet op de door ons gewenste, uitgebreide wijze toegankelijk zijn gemaakt?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Christian van der Ven op -
Als je dan toch alle gegevens uit de registers overneemt in een database, waarom zou je ze dan ook nog eens willen digitaliseren? De meerwaarde qua informatie van de scans is dan namelijk nagenoeg nihil en geeft eigenlijk alleen een controlemogelijkheid. Maar wel een hele kostebare in dat geval. En het geld dat je uitspaart door niet te digitaliseren, kan mooi worden ingezet om die index te laten maken.
Eerlijk gezegd ken ik zelf geen archieven die een dergelijk volledige index online hebben staan - zou wel een prachtige bron zijn trouwens. Misschien dat je dan ook gewoon zelf één register zou kunnen indiceren als proef, zodat je een realistische schatting kunt maken.
-
Permalink Antwoord van Otto Kuipers op -
Hartelijk dank Christian voor deze tips. Bij het opzetten van een project is het goed om qua doelstelling in eerste instantie meest ideale situatie voor ogen te hebben. Dat is in mijn ogen optimale toegankelijkheid én beschikbaarheid van de 'originele' bron. Uit mijn studiezaalervaring weet ik dat ondanks de bijna 100 % toegankelijkheid van onze DTB-collectie toch regelmatig wordt terug gegrepen op de 'originele' gegevens op microfiche.
Maar ik ben het met je eens, dat wanneer er een keuze moet worden gemaakt (en die kans lijkt me groot, ervan uitgaande dát er geld beschikbaar komt), te kiezen voor alleen de optimale toegankelijkheid.
Een proef voor één of enkele registers spreekt me overigens wel aan.
-
Permalink Antwoord van Christian van der Ven op
-
Mijn eigen studiezaalervaring is ook dat mensen inderdaad vaak teruggrijpen naar de originele bron, maar alleen als die eenvoudig beschikbaar is.
Op de fysieke studiezaal wordt dus nogal snel het fiche of het boek erbij gepakt - "even zelf controleren" - maar in de digitale studiezaal (waar veel scans niet voorhanden zijn of wanneer ze geld of reistijd kosten) kan die controle ineens achterwege worden gelaten. Behalve als de scans er gratis achterhangen, dan lijkt me dat ze ineens weer wél geraadpleegd worden.
Met andere woorden: veel gebruik omdat het mogelijk is, niet (altijd) omdat het nodig is. En dat vergemakkelijkt dan weer de keuze, als er een keuze moet worden gemaakt.
Ik hoor graag jullie vorderingen en bevindingen trouwens. Leuk!
-
Permalink Antwoord van Thijs Hannen op
-
Hallo, Otto,
Ook wij zijn op dit moment bezig ons te oriënteren hoe onze bevolkingsregisters digitaal te ontsluiten. Er bestaat een "kaartenbak" (ca 80.000 stuks) die als ingang functioneren, die naar een oerzicht leidden, die dan weer microfiches aanduid. We willen deze kaartenbak scannen en via OMR en OCR in een excel of accessbestand zetten, en dan zonder tussenkomst van een overzicht o.i.d. naar de (kleur)scans van de "originele" papieren versie. Veel mensen willen e.e.a. verwerken in hun publicatie en dat is het wel interessant dat deze akten, etc.. digitaal aanwezig zijn. Foto's van microfilms zijn niet erg makkelijk goed te krijgen. We gaan dus een stapje verder en willen onze bezoekers naast de gegevens ook digitaal het origineel laten zien. Het principe is vergelijkbaar met de woningkaarten in Amsterdam bijvoorbeeld. Er zijn meerdere voorbeelden waar je iets aan kunt hebben naast bevolkingsregisters. Dat wilde ik je meedelen. Omdat we wellicht in de toekomst nog wel meer willen digitaliseren overwegen we om zelf een A3-scanner aan te schaffen en het scannen zelf (onder begeleiding door vrijwilligers) uit te voeren. Het scanwerk uit besteden is een kostbare aangelegenheid en het resultaat moet je maar afwachten. Elke onvolkomenheid achteraf wordt weer in rekening gebracht!
Succes verder.
-
Permalink Antwoord van Hans Peter Ros op -
Het Haags Gemeentearchief heeft sinds kort de gezinskaarten uit de periode 1913-1939 online staan. Ook hier is gekozen voor een beperkte ontsluiting, alleen op voornaam, tussenvoegsel en achternaam, met de mogelijkheid om de gescande gezinskaart te bekijken. De geboortedatum is ook beschreven, maar er kan niet op gezocht worden.
Het scannen en het beschrijven zijn uitbesteed. Om de kosten enigszins in de hand te houden is er voor gekozen alleen hoofdbewoners te beschrijven, en verder alle bewoners met een andere naam dan die van de hoofdbewoner. Kinderen zijn dus niet beschreven, en zijn alleen via de ouders terug te vinden op de scans. Deze afgebakende benadering heeft evengoed geresulteerd in een kleine 1.000.000 namen.
Als je de kosten van het beschrijven zou delen door het aantal namen, en vervolgens door het aantal velden dat wij per naam hebben laten beschrijven, dan zou je bij benadering aan de kosten komen die wij per veld hebben gemaakt. Dat cijfer zou je kunnen extrapoleren naar het aantal namen en velden dat jullie in Leeuwarden verwachten te beschrijven. Een paar offertes opvragen is wellicht makkelijker.
Foutgevoelig is het allemaal wel, en hoe meer velden je laat beschrijven, des te geringer is de toegevoegde waarde van scans, zoals Christian ook al opmerkt.
Ik ben benieuwd!
Welkom bij
Archief 2.0
© 2010 Gemaakt door Christian van der Ven
Verzorgd door 
.
