Nederlandse en Vlaamse archivarissen in beweging
peiling uitleen archiefstukken aan gemeentelijke organisatie(s)
Eenmaal aan de archiefbewaarplaats overgedragen archiefbescheiden behoren toe aan het cultureel erfgoed en komen te vallen onder de verantwoordelijkheid van de beheerder van de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Daarmee maken deze archieven geen deel meer uit van de bedrijfsvoering van een gemeente. Wat nu als de bedrijfsvoering van een gemeente (te vroeg of uit praktische noodzaak) archiefbescheiden overdraagt, en dan een beroep doet op de archiefbewaarplaats deze archiefbescheiden regelmatig uit te willen lenen.
Wat te doen? Gemeentelijke klanten aan laten sluiten in de rij van externe bezoekers of het opstellen van een uitleenprotocol. De eerste mogelijkheid is gebruikelijk en beantwoordt aan de archiefwettelijke bepalingen etc. Behoort de tweede optiek ook tot de mogelijkheden of dient die te worden verwezen naar het rijk der fabelen? Bestaan van deze laatste mogelijkheden voorbeelden in den lande en hoe zijn die concreet vormgegeven? Ben benieuwd!
Wat te doen? Gemeentelijke klanten aan laten sluiten in de rij van externe bezoekers of het opstellen van een uitleenprotocol. De eerste mogelijkheid is gebruikelijk en beantwoordt aan de archiefwettelijke bepalingen etc. Behoort de tweede optiek ook tot de mogelijkheden of dient die te worden verwezen naar het rijk der fabelen? Bestaan van deze laatste mogelijkheden voorbeelden in den lande en hoe zijn die concreet vormgegeven? Ben benieuwd!
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op -
@Jacques, Je stelling dat overgedragen archieven aan een gemeentearchivaris per definitie cultureel erfgoed zijn en daarom geen administratief belang meer hebben is m.i. niet juist. Archieven worden in principe openbaar na overbrenging, dat is de grondgedachte van de Archiefwet. De verkorting van de overbrengingstermijn van 50 naar 20 jaar en het wegwerken van achterstanden in de overbrenging heeft tot gevolg dat de vele ambtelijke gebruikers een beroep doen op de informatie uit de archieven. Dat is een zeer belangrijke klantengroep. Uitlenen van dossiers kan en mag op grond van bestaande wet- en regelgeving, maar kan in strijd zijn met het belang tot het materiële behoud van de dossiers.
Een praktische oplossing is het scannen van de documenten op demand voor de ambtelijke gebruiker op een aanvaardbaar bestandsformaat tegen een redelijke onkostenvergoeding.
-
Permalink Antwoord van Luud de Brouwer op -
Volgens mij valt het nogal mee met de belangstelling van het publiek voor die overgedragen overheidsarchieven. Aan de vraag vanuit de administratie kan daarom eenvoudig voldaan worden, zonder de dienstverlening aan de bezoeker geweld aan te doen. Geen problemen zien die er niet zijn en áls het een keer voorkomt, dan zoek je een pragmatische oplossing in plaats van het opstellen van protocollen.
De optie die Yvonne noemt is overigens inderdaad het overwegen waard aangezien het uitlenen van dossiers aan ambtenaren altijd risico´s met zich meebrengt..
-
Permalink Antwoord van Christian van der Ven op -
Wij lenen aan gemeentes, waterschappen en de provincie 'hun eigen stukken' gewoon uit. Ditzelfde geldt voor de Kamers van Koophandel (niet eens 'deelnemers' aan de 'gemeenschappelijke regeling' van het BHIC). Dat leidt vrijwel nooit tot problemen.
De archieven waarover het gaat zijn geen publiekstrekkers. Ik kan zo snel geen situaties bedenken waarin we bezoekers moesten teleurstellen. En zijn die er al, dan is er snel te scannen of zo. Dat laatste doen we omgekeerd ook wel eens: soms is een stuk/dossier scannen sneller gebeurd dan het uitlenen ervan.
In de praktijk bepaalt de dienstdoende medewerker (meestal een medewerkster) aan de informatiebalie, vaak in overleg met de aanvrager, wat het beste of makkelijkste is. Tips zijn het zorgen voor vaste contactpersonen bij de lenende organisaties, voorlichting en instructies. Ambtenaren komen de stukken vaak zelf ophalen of er wordt gewerkt met een speciale bezorgdienst.
Welkom bij
Archief 2.0
© 2010 Gemaakt door Christian van der Ven
Verzorgd door 
.
