In papieren archieven kom ik nogal eens thermische dragers van informatie tegen. De informatie vervaagt na verloop van tijd.

Wat vindt u?

Moet ik deze stukken extra fotokopiëren op duurzaam papier en aan deze thermische stukken toevoegen? Om de informatie 'voor de eeuwigheid'  te 'redden'?

Ik mag deze thermische stukken NIET WEGGOOIEN (als het te bewaren stukken zijn). Want:

DIT ZIJN DE ORIGINELEN.

(vergelijkbaar met deze situatie lijkt mij het uitprinten van e-mails...).

vr. groet,

Wim van den Hoonaard,

'collectiebeheerder'

bij Archief Eemland te Amersfoort.

Weergaven: 75

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Kun je niet iets met Artikel 14 van de Archiefregeling?

Artikel 14. Tijdige overzetting op nieuwe dragers
Archiefbescheiden worden overgezet op nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat dan wel onleesbaar of niet waarneembaar wordt als gevolg van:

a. natuurlijke of door de verpakking veroorzaakte veroudering van de gebruikte materialen; of
b. het in onbruik raken van het type drager.

Dank je, Jeroen.

Maar: dan ben ik de originelen toch kwijt? Dat mag toch niet?

Wim.

Klopt, die zijn onderhevig aan autonoom verval. En daar is dit artikel juist voor bedoeld, lijkt me. Maar op de vraag of je het oorspronkelijke document ook moet bewaren moet ik je het antwoord schuldig blijven.

Met digitale dragers bewaren we ze niet: nadat informatie vanaf bv een CD in het e-Depot is opgenomen gaat de CD weg.

Waarom mag je de originelen niet weggooien? Volgens mij is artikel 7 van de Archiefwet ook voor dit soort situaties bedoeld:

"De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reprodukties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen."

(En natuurlijk artikel 6 van het Archiefbesluit daar uit voortvloeiend).

Met andere woorden: kopiëren op NEN2728-papier met een "goed" kopieerapparaat, controleren of alle informatie leesbaar is, documenteren wat je gedaan hebt, verklaring van vervanging opstellen en dan de "originelen" weggooien.

Dank jullie wel.

@Ingmar: Geldt dit dan ook voor e-mails uitprinten ter vervanging van 'digital born'?

In theorie wel, al zal het probleem zitten in artikel 6 van het Archiefbesluit:

"De zorgdrager besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reprodukties slechts indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens."

Het is de vraag of "juiste en volledige weergave van de gegevens" mogelijk is bij het afdrukken van e-mailberichten.

@Ingmar: Voor wat betreft e-mails zal hier dus wel de 'crux' zitten, neem ik aan. BEDANKT voor de inhoudelijke reaktie.

@ingmar: bij decentrale overheden blijft de archiefvormer toch zorgdrager? Moet die dan niet beslissen over vervanging op basis van artikel 7 Aw? Of is het voldoende dat de archiefinstelling het beheer uitoefent?

Ja, de zorgdrager neemt het vervangingsbesluit, dus zolang dat niet gemandateerd (of zoals bij sommige gemeenschappelijke regelingen gedelegeerd) is, moeten B&W, GS of DB dat vervangingsbesluit nemen.

Jeroen van Luin zei:

@ingmar: bij decentrale overheden blijft de archiefvormer toch zorgdrager? Moet die dan niet beslissen over vervanging op basis van artikel 7 Aw? Of is het voldoende dat de archiefinstelling het beheer uitoefent?

Antwoorden op discussie

RSS

Zoeken in Archief 2.0

Loading

© 2017   Gemaakt door Archief 2.0.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden