Op Ambtenaar 2.0 kwam ik gisteren de Richtlijnen Gebruik Sociale Media binnen de gemeente Heemstede tegen. Bij mijn weten, maar ik heb er niet heel uitgebreid naar gezocht, het eerste voorbeeld van een gemeente die expliciet probeert vast te leggen wat ambtenaren en collegeleden wel en niet met behulp van sociale media mogen doen.

De richtlijnen voor ambtenaren bestaan uit negen regels. Hieronder citeer ik ze gedeeltelijk:

  1. Je bent zelf verantwoordelijk
  2. Signaleer complimenten en kritiek
  3. Wel / niet reageren op berichten
  4. Woordvoering: dezelfde regels gelden
  5. Blijf alert bij het mixen van je persoonlijke leven met je zakelijke activiteiten.
  6. Geef NOOIT vertrouwelijke informatie van de gemeente
  7. Leg vast wat je doet Omdat online conversaties vaak plotseling plaatsvinden en vluchtig zijn is het belangrijk vast te leggen wanneer je de gemeente vertegenwoordigd. Onthoud hierbij dat online verklaringen dezelfde juridische standaarden dienen te bevatten als traditionele media. Leg alles vast wanneer het een online dialoog over de gemeente betreft (bijvoorbeeld door het bericht ook in ons DMS Verseon op te nemen) en mail een kopie naar de afdeling Communicatie.
  8. Realiseer je dat het internet blijvend is
  9. Overig
    • Vermijd ironie (stijlmiddel werkt niet)
    • Doe geen loze beloften
    • Reageer snel, want de mening wordt bepaald na de eerste vijf reacties.
    • Heb je een fout gemaakt, kom er dan voor uit. Wees eerlijk en snel met de correctie van je fout.
Een paar dingen vallen op.
Allereerst uiteraard punt 7: Leg vast wat je doet. Het is heel goed dat Heemstede inziet dat dit soort uitingen thuis kunnen horen in de gemeentelijke dossiers, maar of Verseon dan de ideale oplossing is? Bij mijn weten kan Verseon een reactie op Hyves of een tweet niet adequaat beheren.
En waarom zou er dan ook nog een e-mail naar Communicatie gestuurd moeten worden? Het zit toch al in het dossier?
Sowieso wordt de afdeling Communicatie erg vaak genoemd. Ondanks dat de ambtenaren zelf verantwoordelijk zijn voor hun uitingen, wordt toch expliciet vastgelegd in welke gevallen ze met 'de baas' moeten overleggen.
Punt 6 klinkt heel plausibel, maar er zijn maar heel weinig gemeenten die expliciet vast hebben gelegd wat nu echt 'vertrouwelijk' is. Een van de kenmerken van overheidsinformatie is ook dat het juist bijna allemaal openbaar is.
Waar ik tenslotte ook niet aan kan wennen (het gebeurt op de provincie ook steeds meer) is het gebruik van termen als "Corporate" en "zakelijk." We zijn overheden, geen corporations en hebben dus ook geen "corporate website" of Corporate Communications-afdeling.

In de richtlijnen voor de collegeleden wordt aanvullend nog nadrukkelijk aandacht besteed aan de rol van een wethouder als bestuurders en als politicus.
Voor de lezers moet duidelijk zijn vanuit welke rol (bestuurder/politicus) deze blogs geplaatst worden. Dit betekent dus dat bij politiek gekleurde blogs, duidelijk vermeld moet worden dat deze als politicus (en dus niet als lokaal bestuurder) geschreven zijn.
Dit lijkt me een heel lastig te hanteren onderscheid.

Het laatste waar mijn oog op viel, is de 'ondertekening' van de memo:
Marcel Appels (hoofd Publiekzaken & Communicatie)
www.linkedin.com/in/marcelappels
e-mail: mappels@heemstede.nl
In de richtlijnen staat niets over het vermelden van je 'persoonlijke' accounts onder officiële, gemeentelijke publicaties. Of annexeert Heemstede de Linkedin-accounts van zijn medewerkers?

Kortom: ik snap dat Heemstede dit doet, het is goed dat Heemstede nadenkt over het archiveren, maar het is wachten op een 2.0-versie.

Weergaven: 279

Berichten in deze discussie

Ingmar, dank voor de verwijzing naar deze richtlijn van Heemstede. Wat mij betreft een compliment aan Heemstede voor het opstellen en delen van deze richtlijn. Ik ben het wel eens met jouw commentaar, hier ligt wel een hele sterke rol voor de afdeling communicatie.
Je roept op tot een 2.0-versie. Zullen we daar hier niet gewoon de aanzet toe geven?
Tja, en op je weblog en hier dezelfde post plaatsen. Ik snap dat jouw nieuwe doelstellingen t.a.v. je weblog soms noodsprongen vereisen, maar handig is het niet.
Dus knip en plak in mijn reactie op jouw weblog hier maar neder:

Ik denk dat het een goed initiatief is van de gemeente Heemstede. Toch staan er een paar cryptische regels in, zoals regel 3. Dat lijkt me een open deur van jewelste. Maar goed.
In tegenspraak daarmee lijkt regel 9 bolletje 3. Wel reageren dus!

Een tweede tegenspraak zie ik in regel 7 waarin de noodzaak van "vastleggen" mede wordt beargumenteerd door het vluchtig zijn van online conversaties. In directe tegenspraak met regel 8.
Maar misschien bedoelen ze met vastleggen dat je een link opneemt naar de betreffende discussie.

Kortom: het is niet zo eenvoudig om regels te maken die eenduidig en begrijpelijk zijn. Van de andere kant vind ik wel dat Heemstede een goede open houding heeft. Een mooi begin! Daar kunnen sommige nationale archiefdiensten een puntje aan zuigen.
Sorry Luud, ambities gaan voor alles...;-)
Een opvallende aanvulling: Marcel Appels heeft ook een Twitter-account, maar die verwijst naar een particuliere weblog over wielrennen.
Heb zojuist ook de richtlijnen doorgelezen. Allereerst hulde voor Heemstede dat ze ze delen en hiermee bezig zijn. Maar persoonlijk krijg ik al snel kriebels als ik over 'richtlijnen' lees. Het doet me teveel aan geboden denken en als er dan ook nog veel onduidelijkheden instaan en regel 1 in alle volgende regels teniet wordt gedaan, dan word je er alleen maar onzeker van. Kort door de bocht: als je richtlijnen nodig hebt, dan ben je er eigenlijk nog niet klaar voor. (Leidt je medewerkers op tot Medewerkers 2.0, en laat dus niet je Medewerkers 1.0 simpelweg 2.0-dingen doen. Want ja, dan heb je richtlijnen nodig.)

@Erika: Goed idee! Ik zie dus evenwel niks in 'richtlijnen', maar misschien dat we 'aanbevelingen' kunnen doen? "Aanbevelingen voor het gebruik van sociale media door archivarissen en archieven". Zoiets?

Lijkt me iets om een Google Doc te starten? Weet je wat, ik maak hem meteen even aan...

...en done. Klik hier voor het gedeelde document - iedereen kan het openen en bewerken. (De titel kan ook worden aangepast hoor.)
@Christian Top! Richtlijn of aanbeveling mij niet zoveel uit (in 1891 zouden we waarschijnlijk stellingen hebben geponeerd...) Zal meteen wat toevoegen aan het document.

Ik ben er wel voor om hier eens over na te denken. Ik zie het ook meer als een soort van omgangsvormen, met elkaar en met de organisatie waar je eventueel werkt. Daarom ben ik wel een voorstander van de eerste richtlijn uit Heemstede 'Je bent zelf verantwoordelijk'.

Waar ik nog niet uit ben is hoe deze aanbevelingen staan tegenover het manifest.
@Erika: Dat vind ik ook een mooi begin. Het jammere van Heemstede is dat ze die eigen verantwoordelijkheid in volgende punten toch weer terugschroeven (bijvoorbeeld door Communicatie alsnog weer verantwoordelijk te stellen).

De relatie tot het Manifest: ik denk dat het Manifest breder is. Misschien zijn deze nieuwe 'aanbevelingen' een uitgewerkt punt van een deel van het Manifest? Dat sociale media onderdeel uitmaken van de omgeving waarin we functioneren als medewerkers en organisaties? Of zoiets. Sowieso moet het Manifest ook weer eens goed worden bekeken.

Het Manifest gaat meer over de houding die wij als individuele beroepsbeoefenaren aan zouden moeten nemen in de wereld van het sociale web. Niet over het specifiek omgaan met sociale media (als onderdeel van het sociale web).

Leuk!
Interessante discussie. Veel instellingen zijn nog zoekende in hun sociale media strategie / richtlijnen. Een document met aanbevelingen is dan ook een goed startpunt. En laat het vooral aanbevelingen blijven, en geen geboden of regels.

Hier is nog een mooie lijst te vinden met de 'social media policies' van enkele instellingen.
Het is helemaal niet vervelend bedoeld, maar na een verwijzing van Ingmar en het lezen van dit alles wordt ik opeens bekropen door een gevoel van weerzin tegen al die regeltjes die ik de laatste weken overal tegenkom. De do's en don'ts van Twitter, de kaders voor een blog, het verschil tussen een persoonlijk profiel en een zakelijk profiel..

Ik onderken dat er mensen genoeg zijn die veel baat hebben bij dit soort handvatten maar het voelt opeens een beetje alsof je mensen doorlopend verteld moet worden hoe ze het beste kunnen leven in een (sociale maatschappij). In de kroeg mag je dit zeggen, maar op het werk alleen dat. Op de een of andere manier lijkt het allemaal zo voor de hand te liggen, in ieder geval zodanig dat mensen er met een beetje schade en schande zelf ook wel achter kunnen komen. Of gewoon met een beetje levenservaring.

Maar m'n reactie is een impulsieve hoor, met al mijn vroegere, enthousiaste verwijzingen naar gave manifestjes en meer van dat fraais...
@Edwin: Jouw reactie sluit een beetje aan bij de kriebels die ikzelf krijg bij het horen van woorden als 'richtlijnen' en zo meer, zoals ik in mijn eerste reactie hierboven verwoordde.

Aan de andere kant - alhoewel de scheidslijn dun is - is het natuurlijk heel goed om met elkaar ervaringen, tips enzovoort te delen, die wijzelf al door schade en schande wijzer zijn geworden. En wie weet, stappen sommige mensen met dergelijke tips in de hand wel net ietsjes eerder de wereld van de sociale media binnen. 'Vroeger' vond ik ze ook handig (alhoewel er toen ook niet zo veel waren).

Bij 'ons' wekken dit soort lijstjes (in welke vorm dan ook) inmiddels misschien alleen nog maar allergische reacties op. Maar we maken ze niet voor 'ons' hè. ;-)
Dat is ook weer zo :-)
Ondertussen heeft de Provincie Overijssel zijn richtlijnen ook op Ambtenaar 2.0 gezet.
Enkele citaten:
Maak zorgvuldig en verantwoord gebruik van technologie. Verbind je niet met organisaties of sites die zich bedienen van buitensporige ‘tracking’ software, adware, malware of spyware. Of met sites waarvan in alle redelijkheid kan worden aangenomen dat ze links bevatten naar illegale content, sexueel getinte content of content gericht op haatzaaien.
Vooral die laatste zin vind ik bijzonder...

De provincie Overijssel is niet verantwoordelijk voor de inhoud van teksten, video’s et cetera die mensen buiten de organisatie op social media plaatsen.
Hier zei Davied terecht ook al over dat deze regel toch een beetje ambigu is.

RSS

Zoeken in Archief 2.0

Loading

© 2016   Gemaakt door Archief 2.0.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden