10 maanden social media bij het Regionaal Archief Alkmaar

Sinds mei 2012 is het Regionaal Archief Alkmaar aanwezig op social media. De directie van het archief wilde meer en een bredere groep mensen bereiken, iets wat ook in lijn is met de educatieve doelstellingen van het archief. Met een nieuwe moderne locatie (in een historisch pand) en een nieuwe website, hoorde daar ook professionele en volledig in de organisatie geïntegreerde social media activiteiten bij. Het archief wil namelijk graag dat mensen zelf moeten kunnen kiezen hoe men informatie tot zich krijgt. Dus naast een website, folders, papieren en digitale nieuwsbrieven,  horen daar ook socials als Facebook en Twitter bij.

Nog zonder social media beleid maar wel met een idee (meer en breder bereik) en ervaring van een gespecialiseerde medewerker (o.a. implementatie van social media bij de Kamer van Koophandel) werd vanaf mei begonnen met:

  • het opzetten van een Facebook en Twitter account.
  • bedrijfsprofiel op Linkedin
  • informeren en betrekken van medewerkers van het archief
  • opschonen bestaande accounts op Flickr en YouTube
  • monitoren, analyseren en rapporteren van social media activiteiten via de online tools Sprout Social enTweetdeck.
  • contact en samenwerking zoeken met andere culturele instellingen/organisaties in het werkgebied
  • accounts opzetten bij Pinterest, History Pin, Symbaloo en Foursquare

Vanaf het begin was al wel duidelijk dat de accounts  niet te veel hetzelfde moesten gaan aanbieden en ook niet aan elkaar gelinkt zouden worden (een Twitterbericht hoort niet op Facebook en respect voor de volgers van een bepaald account). Zo zou Twitter snelle en actuele nieuwtjes verspreiden en Facebook diepgaandere informatie bieden met een kijkje achter de schermen van het archief.

Betrokkenheid

De volledige directie stond achter de activiteiten op de socials maar niet minder belangrijk was de bewustwording bij het overige personeel. D.m.v. presentaties en direct contact werden de 20 medewerkers van het archief op de hoogte gebracht. Inmiddels is men bewust dat als er wat aan de hand is (bijvoorbeeld een activiteit, een nieuwe fotocollectie of aanwinst voor de bibliotheek) dat men meteen contact opneemt met de verantwoordelijke voor de socials.

Verantwoordelijken

Het beheer van alle social media accounts is ondergebracht bij één persoon met ondersteuning van een tweede in het geval van bijvoorbeeld ziekte. De hoofdverantwoordelijke plaatst zelf nieuwtjes en houdt ontwikkelingen in de regio in de gaten. Er is ruggespraak met de directie als het gaat om gevoelige onderwerpen. Ook is er een maandelijkse redactieraad waarin social media een vast onderdeel is en de strategie wordt besproken hoe bepaalde zaken in de openbaarheid te brengen. In de redactieraad evalueert men ook de (social media) communicatie van de maand ervoor. Een keer per maand krijgen medewerkers een overzicht van de social media activiteiten (zie bijlage).

 

Ervaringen

Een van de redenen waarom niet meteen met een social media beleid is begonnen was omdat men graag eerste het social media landschap wilde leren kennen. Wie bewegen zich daar en hoe reageert men op berichten. Zo blijkt dat niet alles werkt. Op dit moment zijn de reacties van volgers op Facebook (niet de 'likes')beperkt als het gaat om zaken als meedenken met het archief. Berichten met prijsvragen doen het een stuk beter. Volgers lijken voornamelijk geïnteresseerd in kant-en-klare leuke informatie en foto's die vaak betrekking hebben op een actualiteit en de regio. Tweets en Facebook berichten zullen daar dus op aangepast worden.

Uit de statistieken blijkt verder dat op Twitter 62% van de volgers man is en op Facebook is dat maar 46%. Op Facebook komen de reacties voornamelijk van 45+ en hebben we volgers vanaf 15 jaar oud. Op Twitter ligt de leeftijd van de volgers ongeveer tussen de 35 en 54. Gezien deze leeftijdsverhoudingen is de 'tone of voice' op de socials licht, objectief en met een vleugje humor. Maar we spreken voornamelijk de mensen met 'u' aan.

Doelstelling bereikt?

Ja, het archief lijkt meer mensen te bereiken dan eerst alleen via de 'oude media'.  Al is natuurlijk nooit echt na te gaan wie het archief in de krant ziet en op de socials ziet. Elke nieuwe volger op Twitter en Facebook wordt wel bekeken en we zien dat het voornamelijk mensen zijn met binding met de regio en in interesse in geschiedenis of cultuur. Ook bereiken we vaker jongeren/scholieren want zeker een kwart van onze Facebook vrienden is onder de 30.

Het Regionaal Archief heeft geen specifieke doelstelling als 'elke maand van elke middelbare school 10 nieuwe volgers' of 'binnen een jaar 1000 fans op Facebook'. We willen gewoon de bewoners van de regio infomeren over rijke historie van die regio (want daar is een groeiende interesse naar) en we willen een moderne bereikbare organisatie zijn met een menselijk gezicht. We zien wel een ontwikkeling dat mensen onze accounts gaan gebruiken om vragen te stellen. Onze dienstverlening is hier op gericht deze vragen snel te beantwoorden. Door onze aanwezigheid op de socials hebben we meer inzicht in de mensen die interesse hebben in het archief en de historie van de regio. En deze kennis zal gebruikt worden bij het plannen in implementeren van komende communicatiemomenten. Door een goede indeling van werkzaamheden, planning en gebruik van tools zijn we van mening dat de verhouding tussen inzet en opbrengst inmiddels in verhouding is.

Na 10 maanden 'uitproberen' zijn we in de overtuiging dat we de juiste toon te pakken hebben en inzichtelijk hebben wat onze volgers interessant vinden. De komende tijd zal het archief zichtbaar meer naar buiten treden met zijn social media. Een van de eerste momenten zal zijn een informatiemiddag over social media speciaal gericht op voor historische verenigingen.

Er valt natuurlijk nog veel meer te vertellen over onze ervaringen en beweegredenen maar dan zou deze blog veel te lang worden. Stel gerust je vraag en dan zal ik die proberen te beantwoorden.


Bijlagen:

Rapportage social media | Social media beleid Regionaal Archief Alkmaar


Stand per 28 februari 2013:
Facebook: 206 vrienden

www.facebook.com/RegionaalArchiefAlkmaar

Twitter: 462 volgers
www.twitter.com/archiefalkmaar

Weergaven: 679

Reactie van Fred van den Kieboom op 1 Maart 2013 op 14.42

Hallo Mark,

Leuk om dit te lezen. Ik ben echter ook nog even benieuwd naar de tijd die dit alles kost. Kost dit een hele ft? Of is het minder?

Vr.gr. Fred vd Kieboom

Gemeentearchivaris Tholen

Reactie van Mark Alphenaar op 4 Maart 2013 op 9.01

Beste Fred,

Het opzetten van dit alles (zeg de eerste maand) kostte wat meer tijd. Systemen goed inrichten en accounts en profielen goed krijgen. Belangrijk is dat je het daarna inpast tussen je andere werkzaamheden. Nu ben ik tussen de 5 minuten en een uur per dag aan social media kwijt. Niet een uur achter elkaar maar over de hele dag gezien. Je kan het jezelf makkelijk maken door bijv. een tweede scherm aan je computer te hangen waarop je Tweetdeck hebt staan. Daar kan je je Twitter en Facebook accounts aan koppelen. Zo blijf je op de hoogte zonder dat je telkens ergens hoeft in te loggen. Maar een handige app op je telefoon kan ook helpen.

Het is wel handig dat er elke dag wel iemand de social media in de gaten houdt. Zo loopt je niks mis (nieuws of ook vragen aan je archief). 

Groeten

Mark

Reactie van Fred van den Kieboom op 4 Maart 2013 op 10.20

Hallo Mark,

Dank voor je info. Volgens jouw verhaal blijkt de tijdsinvestering toch mee te vallen. Ik neem aan dat het posten van info wel wat meer voorbereidingstijd vergt en dat de 5-60 minuten meer het checken van alle berichten is.

Fred

Reactie van Mark Alphenaar op 4 Maart 2013 op 12.09

Dat valt in ons geval wel mee. Je kan ook veel vooruit plannen met verschillende online tools. Het in de gaten houden is iets doorlopend, op het tweede computerscherm komen real time de updates door. Op den duur leer je snel het onderscheiden of iets interessant is om te bekijken of op te reageren. Ook gebruiken wij de redactieraad voor onderwerpen en collega's weten mij snel te vinden met nieuwe onderwerpen. Er denken dus een boel mensen mee, waardoor je niet alles zelf hoeft te verzinnen. Alleen nog even de goede bewoordingen vinden in bijvoorbeeld 140 karakters.

Dus ja, 5-60 minuten is voor ons de totale social media inspanning per dag (uitschieters daargelaten). 

Groeten

Mark

Reactie van Tristan Melissen op 5 Maart 2013 op 16.48

Leuk stukje! Goed om te lezen dat een goede aanpak van het gebruik van social media daadwerkelijk toegevoegde waarde heeft.

Reactie van Christian van der Ven op 6 Maart 2013 op 14.43

Bedankt voor je blogpost, Mark!

Een erg positief punt aan jullie beleid vind ik dat ook de persoonlijke accounts van medewerkers erbij worden betrokken, al zou dit naar mijn mening nóg positiever ingestoken kunnen worden; medewerkers als 'merkambassadeurs'. Het werk maken van webcare vind ik trouwens ook erg goed; een oud stokpaardje van me.

Daarnaast kwamen bij het lezen van jullie beleidsstuk drie vragen bij me op:

1. Voor het plaatsen van berichten hebben jullie één hoofdverantwoordelijke (jijzelf). Bij afwezigheid van jou begrijp ik dat iemand anders jouw taak overneemt. Maar vinden jullie dit niet te 'wankel' als basis? En ook: hoe meer mensen erbij betrokken zijn, hoe meer mensen ook zelf ervaring opdoen met het participeren op de sociale media en met de afgesproken 'tone of voice'. En hoe meer mensen zich ook verantwoordelijk zullen gaan voelen voor de aanwezigheid van het RAA op die sociale media. Voor verankering in de organisatie kan dit ook extra gunstig uitpakken. Waarom hebben jullie gekozen voor één persoon die in principe de berichten plaatst? En niet voor meerdere mensen, eventueel samenwerkend in kleine teams?

2. Er lijkt redelijk strak geregeld hoeveel berichten per dag en wanneer op die dag berichten geplaatst worden. Ongetwijfeld is dit gebaseerd op het onderzoek dat daarnaar is gedaan. Van mijn collega's, die de sociale media bedienen, krijg ik echter ook als feedback terug dat juist in het spontane karakter van veel acties ook veel van het plezier zit en dat bovendien de resultaten van spontane acties (tweets, Facebook-berichten enzovoort) vaak verrassend goed zijn. (Bovendien ervaren medewerkers doordat ze zelf actief zijn op de sociale media ook zelf de resultaten van hun acties, wat ze extra enthousiast maakt.) Hoe houden jullie de balans tussen het geplande en het spontane?

3. Wat verstaan jullie onder "gevoelige" zaken (bijvoorbeeld in blogs) die overlegd moeten worden met de directie?

Verder, hoe dan ook, alle lof voor de overdachte manier waarop jullie de inzet van sociale media ter hand hebben genomen.

Reactie van Mark Alphenaar op 6 Maart 2013 op 15.39

Hoi Christian,

Bedankt voor je reactie. Ik zal het e.e.a. proberen te beantwoorden.

1) Binnen het archief zijn in principe maar 2 mensen echt geschikt (en hebben het enthousiasme) op bezig te zijn op de socials voor het archief. De anderen onderschrijven het nut, leveren graag aan maar zien zichzelf niet tweeten en posten voor het archief, het is echt niet hun ding. (al zijn sommige wel privé op de socials bezig). Ik wil dus niets opdringen, maar met de tijd kan dit natuurlijk kan veranderen en ontvang ik ze ook met open armen als ze willen helpen. Ons team is eigenlijk de redactieraad, daar wordt een groot deel van de inhoud besproken. Er zijn dus naast 2 posters nog 4 anderen (elke discipline en directie is vertegenwoordigd). Tot nu toe is gebleken dat deze basis voor ons goed werkt.

2) Er is altijd tijd voor het spontane. Het gebeurt redelijk vaak dat ik tweets of updates doorschuif. De zogenaamde Time Warps zijn vaak niet tijdgebonden en die verplaats ik daarom wel eens. En natuurlijk zijn er wel eens uitschieters (bijv. als er interessante retweets te doen zijn) maar er zijn grenzen en soms moet je iets laten varen of voor de dag erna doen. Mijn tweet en update 'windows' zijn belangrijk want bijv. tweeten op 21.00 uur (omdat er iets spontaans is) levert vaak niks op. Dan maar de volgende dag om 11.00 uur. Met deze 'windows' probeer ik ook een bepaalde structuur te maken en weten volgers wanneer ze iets van ons kunnen verwachten (net zoals met verzenden van digitale nieuwsbrieven). Maargoed, het kan ook van de volgers van een bepaald account afhangen hoeveel updates men pikt. En misschien ook iets persoonlijks, ik hou zelf helemaal niet van te veel op mijn tijdlijn van 1 account, en je ziet dit toch heel vaak terug komen in de do's en don'ts van social media.

3) Wat gevoelige zaken kunnen zijn hangt natuurlijk van de stad af maar wij hebben hier wat 'hoofdpijn dossiers' van de gemeente (waar wij 'onderdeel' van zijn) waar we voorzichtig mee omgaan ook al hebben wij iets leuks of historisch toe te voegen. Als we dan iets plaatsen is het altijd objectief.  Of toen Heerhugowaard de gemeenschappelijke regeling wilde verlaten. Alleen de directeur mag hier iets over zeggen, in oude en nieuwe media.

Al met al proberen wij dus een social media beleid te voeren die spontaan, actueel, open, menselijk en luchtig is. De 'kernwaarden' van social media. Maar wel meetbaar, effectief en relevant. Zo zal ik nooit persoonlijke, niet-relevante zaken gaan tweeten op @archiefalkmaar. Daarvoor gaan mensen ons niet volgen.

Reactie van Christian van der Ven op 6 Maart 2013 op 17.26

@Mark: Duidelijk verhaal!

Die tijdramen waarbinnen acties op de sociale media het meeste effect opleveren houden wij ook in de gaten, alhoewel niet altijd hoor. We zouden daar scherper in kunnen (misschien ook wel moeten) zijn. Bij de vooraf ingeplande berichten is erop gelet, bij de spontane acties zeker niet altijd.

Om aan te sluiten bij de verwachtingen van volgers/likers, da's inderdaad een goeie. Ik heb gemerkt dat dit ook van het aantal gevolgden door je volgers afhangt. Enkele keren haakten bijvoorbeeld iemand op Twitter expliciet af omdat ze vonden dat wij teveel berichten plaatsten. Bij nakijken bleek zo'n volger dan ook maar een klein aantal accounts te volgen, zodat onze tweets relatief een groot aandeel in zo'n tijdlijn kregen. Hoe dan ook: overdaad schaadt.

Op het BHIC wordt deels volgens dezelfde ideeën als in Alkmaar gewerkt, als ik jouw verhaal zo lees (en deels ook niet). Alleen is de ontstaansgeschiedenis achter die werkwijze een andere.

Erg leerzaam om van jullie aanpak te horen! Wij willen ook regelmatiger elkaar bijpraten en onze inzet van sociale media bijsturen. En ook regelmatiger meten (en vooral elkaar op de hoogte houden) van de effectiviteit van onze inzet. Jullie 'model' helpt ons weer om daaraan te werken.

Opmerking

Je moet lid zijn van Archief 2.0 om reacties te kunnen toevoegen!

Word lid van Archief 2.0

Zoeken in Archief 2.0

Loading

© 2018   Gemaakt door Archief 2.0.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden