Binnenlandse zaken draagt eerste digitale gevormd dossier over aan e-Depot van Nationaal Archief

Reactie van Chido Houbraken op 13 November 2009 op 21.06

Tja, en dan komen we aan bij de hamvraag: wat noem je een e-depot?
Het Nationaal Archief heeft nauw samengewerkt met het (verder ontwikkelde e-depot van het) gemeentearchief Rotterdam en ook het Gemeentearchief Amsterdam is hard op weg. Verder zijn er nog zaken als EDNA van DANS of het CCD+ van JustID.

Maar er is geen branchevereniging Nederlandse e-Depots (BV-NED), met een mooi lijstje op hun site.
(Pssst: bvned.nl en bv-ned.nl zijn nog vrij!)

Reactie van Eric-Jan Keulemans op 13 November 2009 op 21.35

Waarom zoveel tijd en moeite besteden aan de achterkant (E-depot) terwijl het aan de voorkant (administratie) nog niet goed is geregeld?

Reactie van Henny van Schie op 14 November 2009 op 15.26

Als we moeten wachten tot de voorkant (administratie) - overal - goed geregeld is, dan kunnen we beter stoppen. Dat moment zal nooit bereikt worden. Teneinde de voorkant te faciliteren, en te motiveren het beter te doen, is een goed werkende achterkant (E-depot) wellicht nuttig.
Of, iets positiever geformuleerd: je moet het een doen en het ander niet laten.

Reactie van Eric-Jan Keulemans op 14 November 2009 op 17.14

@ Henny van Schie: zeg nooit "nooit" en blijf te allen tijde in overleg. Ik zie helaas nog steeds archiefdiensten die re-actief handelen en leidzaam wachten op wat de administratie aanbiedt.

Waarom niet proactief handelen en bij de bron aangeven wat je wilt hebben, in welke vorm en onder welke voorwaarden?

Reactie van Henny van Schie op 14 November 2009 op 17.58

Dat is nu exact wat er gemaakt is. Het gaat immers niet om een paar dozen met tera/petabytes aan opslagcapaciteit, maar om de afspraken, procedures, normen, formaten, metadata. BZK is de eerste die bereid is met het NA een proef te doen met het plaatsen van digitaal archief vanuit een DMS-omgeving in een e-depot in beheer van het NA. Er is dus niet afgewacht wat BZK wil aanbieden, maar er is gekeken naar wat er is, en wat daarvan wanneer, hoe, in welke vorm en onder welke voorwaarden kan worden overgedragen.

Het materiaal is nog erg jong, en is ook niet formeel, dus krachtens de Archiefwet, aan het NA overgedragen. Het digitaal depot van het NA fungeert dus als een service voor BZK. Maar het gehele "ingest"-traject is nu wel getest. En het blijkt te werken.

Je zult je er vast niet over verbazen dat we hiermee nog niet alle problemen hebben opgelost. Bij het NA is nu de eerste stap gezet, en er zal, met BZK en andere ministeries, verder worden gewerkt aan de verbetering van het gehele systeem, zowel het technische als het organisatorisch deel ervan. Ook met het Utrechts Archief wordt samengewerkt.

Reactie van Luud de Brouwer op 14 November 2009 op 19.48

Hoezo voor- en achterkant? Er is geen achterkant meer in de digitale wereld tenzij je die kunstmatig in stand wilt houden.

Reactie van Eric-Jan Keulemans op 16 November 2009 op 9.31

@Luud: helemaal mee eens, we denken nog vanuit het huidige patroon dat er een administratie is die moet overdragen aan een archiefdienst. Ik heb op dit forum al eens eerder een balletje opgeworpen om niets meer over te dragen. Je laat de hard-en software bij de administratie staan en je kan via de uitgebreide rechtenstructuur exact aangeven wie tot welke soort informatie toegang heeft. Het enige wat dan geregeld moet worden is een "juridische overbrenging" waarin je regelt wie waarvoor verantwoordelijk is.

Reactie van Henny van Schie op 16 November 2009 op 10.30

Misschien gaan jullie gelijk krijgen. Maar voorlopig is er nog steeds een voor- en achterkant. En voorlopig zie ik het nog niet gebeuren dat ministeries, diensten, ambassades, commissies, taskforces, raden, en wat al niet meer bereid en in staat zijn hun digitale archief zó in te richten dat iedereen met behulp van een uitgebreide rechtenstructuur toegang kan krijgen. En dan natuurlijk wel allemaal op dezelfde manier. Of hoeft dat niet? Nee? Arme burger.

Misschien gaat dat in de toekomst wel gebeuren. Maar voorlopig zit dit nog niet in de hoofden van de mensen, noch van zorgdragers, noch van de archivarissen. En dat is een realiteit waarmee rekening gehouden moet worden. En dat heeft niets te maken met onwil of onmacht of kunstmatig in stand willen houden. Even aannemen dat jullie helemaal gelijk hebben, dan duurt het zeker nog jaren voordat dit op redelijke schaal gerealiseerd kan worden. En in de tussentijd moet er toch ook wat gedaan worden. Het zou een goed zijn als jullie idee op kleine schaal zou worden uitgeprobeerd. Binnen een gemeente bijvoorbeeld, want daar is alles toch iets overzichtelijker dan in het Koninkrijk der Dertien (On)Verenigde Ministeries.

Ik ben er niet van overtuigd dat overdragen van digitaal archief absoluut moet gebeuren. Van het tegenovergestelde ook niet. Ik weet het gewoon niet. Experimenteren en daarvan leren lijkt me nu het beste.

Reactie van Ingmar Koch op 16 November 2009 op 10.41

@Eric-Jan Het digitaal depot heeft niet zo heel veel met voor- of achterkant te maken.
Wat het NA nu gedaan heeft, is uitzoeken en regelen welke metadata er vastgelegd moeten worden, welke afspraken gemaakt moeten worden en hoe er 'gewerkt' gaat worden.
Ik hoor vaker dat 'we niet meer hoeven overbrengen', meestal is dit een soort 'stoplap' om het beantwoorden van lastige vragen te vermijden. Ik ken namelijk maar één overheidsorganisatie die serieus uitgezocht heeft wat er allemaal bij komt kijken om (eventueel) niet meer over te brengen. De meeste andere organisaties zijn druk bezig met het inrichten van een dms/rma en zijn niet in staat of bereid om uit te zoeken of dat voldoende is voor de lange termijn.
Duurzame toegankelijkheid gaat niet over rechten en autorisaties, maar over het beperken van risico's: hoe zorg ik dat ik verantwoordingsinformatie over tien, twintig, honderd jaar nog kan vinden, lezen en interpreteren. In veel gevallen is een RMA dan niet voldoende, omdat daarin simpelweg te weinig risico's afgedekt worden. Nog los van het feit dat de huidige rma's bijna alleen maar 'ouderwetse' documenttypen kunnen beheren. Zodra het gaat over 'samengestelde' archiefbescheiden (website, database-view, digitale ruimtelijke plannen) moeten veel dms/rma-applicaties de handdoek in de ring gooien.

Reactie van Chido Houbraken op 16 November 2009 op 13.49

Aanvullend op Henny en Ingmar:
Het e-Depot is een systeem. En daarmee wordt niet bedoeld een softwarepakketje of een setje servers, maar het geheel van mensen, middelen en procedures om digitaal archief duurzaam op te nemen, te bewaren en ter beschikking te stellen.

Het is ondoenlijk van 13 ministeries, 12 provincies, 20+ Waterschappen, tientallen ZBO's, honderden Gemeenschappelijke Regelingen en 400+ gemeenten te verwachten dat ze al hun 'oude' materiaal up-and-running houden binnen hun eigen beheersomgeving. De laatste 10 jaar is meestal al moeilijk, laat staan 20, 50 of nog langer. Niet alleen is dat een aanslag op IT-middelen, maar ook de kennis en kunde moet in huis gehaald en bijgehouden worden. Het is efficiënter en doelmatiger om dat bij een of meerdere gespecialiseerde organisaties te doen, die daarmee verantwoordelijk worden voor het systeem e-Depot. En dat systeem kent meerdere stakeholders, waaronder 'de administratie'.

Opmerking

• ‹ Vorige
• 1
• 2
• 3
• Volgende ›
• Pagina