Deze blog is ook te vinden op Ambtenaar 2.0.

Archief 2.0 was het thema van vandaag: vanmorgen vond de Open Koffie over archief 2.0 plaats en vanmiddag zat ik rond de tafel met Eric Ketelaar (hoogleraar archiefwetenschap) en Laurens Verbeek (directie Doxis). Als historicus en ambtenaar 2.0 is het leuk als beide vakken zo dicht bij elkaar komen!

Maar het heeft me ook aan het denken gezet. Vorige week is heeft de stuurgroep Overheid van de Toekomst de plannen voor het Programma Ambtenaar 2.0 goedgekeurd. Dat betekent dat er op dat moment een nieuwe overheidsorganisatie (ik noemde het voorheen schertsend 'bureau') is opgericht. En dat betekent ook dat er dingen voor geregeld moeten worden. Op nette wijze (Baseline!). Maar ook op 2.0-wijze. Zoals archivering. Hoe ga ik archiveren 2.0?

Welke instrumenten gebruik ik zoal?
In augustus schreef ik een blog over welke instrumenten ik zoal gebruik in mijn werk. Een lange lijst met handige middelen voor "informatie verzamelen en bewaren, kennis delen en ideeën verspreiden, contacten leggen en communiceren en samenwerken en organiseren." Daarmee laat ik overal op internet sporen na. Over het archiveren van die sporen heb ik wel veel nagedacht, maar ik doe het nog niet structureel. Dat kan nu niet langer.

Eigenlijk pak ik het nu op drie verschillende manieren aan:
1. "Lokaal" maken en opslaan. Voorbeeld: mijn thuiscomputer bevat al mijn vakantiefoto's (met periodieke dvd-backup) en de foto's online zijn dus kopieën. Idem met de weinige nota's die ik op mijn werk maak: deze worden opgeslagen op een netwerkschijf bij LNV;
2. Online maken en lokaal opslaan. Voorbeeld: van online transacties (bijv. bevestigingen van een reisorganisatie of verzekering na het invullen van een formulier) maak ik een pdf, die ik thuis opsla. Zo is binnen LNV ook afgesproken om teksten die in de wiki van Socialtext worden gemaakt ook te downloaden en op te slaan. Daar is een speciaal knopje voor;
3. Online opslaan. Google probeert gebruikers ervan te overtuigen om alles online op te slaan en beveiliging en backup aan hen over te laten. Mijn mails staan nu niet meer in Outlook op mijn computer, maar alleen in Gmail. Overigens levert dit een probleem op als online diensten een maximum opslagruimte hebben: je bent dan immers geneigd om oudere informatie te verwijderen om ruimte te maken. Weer andere bedrijven springen daar weer op in door al jouw 2.0-sites te archiveren, zoals Backupify. Ook in die categorie: BackType, dat jouw reacties en commentaren op diverse discussiesites en blogs bij elkaar brengt.

Een film over archiveren 2.0
Prof. Ketelaar en Laurens Verbeek kwamen bij mij terecht naar aanleiding van mijn blog over de instrumenten die ik gebruik. Hun idee: laten we het werken van een ambtenaar 2.0 (bijvoorbeeld ik) in beeld brengen en aan de hand van een film de vragen benoemen die daaruit voortvloeien voor de archiefwereld. Leuk om aan mee te werken natuurlijk! Maar ook jammer als we zouden eindigen met vragen. Misschien moeten we ook nadenken over oplossingsrichtingen.

En zo kwamen we op een tweede idee. Kan het Programma Ambtenaar 2.0 niet een mooie proefomgeving zijn om na te denken over archiveren 2.0 in de praktijk? Nu dat het programma van start is gegaan, moet daar toch over nagedacht worden. En als we een paar mooie voorbeelden hebben gevonden, dan is ook de basis voor de vervolgfilm gelegd.

Archiveren, openbaarheid en rekenschap
Het uitgangspunt van Ambtenaar 2.0 is altijd geweest dat web 2.0 niet alleen een technologische ontwikkeling is, maar dat er fundamentele maatschappelijke gevolgen zijn voor de overheid. Bij archiveren 2.0 moeten we dus niet alleen kijken naar de instrumenten en de wijze van opslaan zoals hierboven beschreven. Ook de rol en houding van overheidsorganisaties moet met de veranderingen meeontwikkelen (meer daarover in mijn boeken uiteraard).

Eén van de manieren waarop het Programma Ambtenaar 2.0 rekenschap wil gaan afleggen over zijn werk is door heel open te gaan werken. Dus door live zichtbaar te maken waar we mee bezig zijn en wat we opleveren. Dat vraagt dus om live archiveren. Een lifestream (uitleg Wikipedia) van een organisatie, zodanig in context geplaatst dat het ook door mensen van buiten de organisatie gevolgd kan worden.

De volgende vraag is natuurlijk hoe we dat gaan doen:
- het aggregeren van informatie-elementen die je in de lifestream wil opnemen (Twitter, blogs, documenten, mails, agenda's, commentaren, etc.),
- het aanbieden van een overzichtelijke verzameling en
- het actueel en begrijpelijk houden van de context.

Daar gaan we de komende tijd over nadenken. Een mooie reis. Wat moeten we op die reis meenemen? Wat mag ik niet vergeten? Wat zijn jouw ideeën?

Presentatie door Eric Ketelaar bij Kennislab over Ambtenaar 2.0 beta:

Weergaven: 769

Reactie van Eric Burger op 26 Januari 2010 op 12.24
Hoi Davied en anderen, hoewel - zoals anderen eerder meldden - het archiv eren 1.0 vaak al moeizaam genoeg lijkt te zijn, denk ik dat het wel een onderwerp is om tijdig over te denken. Heb er wel meteen twee kanttekeningen bij:
1. vanuit overheidsperspectief lijkt me dat de oorspronkelijke doelstellingen van overheidsarchivering, namelijk het kunnen rreconstrueren van transacties en beleid, niet ineens anders geworden in het 2.0 tijdperk.
2. de enorme en groeiende hoeveelheid internetcommunicatie in NINGnetwerken, blogs en twitter is hopelijk niet archiefwaardig, zoals vroeger de telefoongesprekken, koffiehoekgesprekken en notitietjes toch ook niet allemaal archiefwaardig waren.
3. commerciële bedrijven die opslagcapaciteit aanbieden zijn niet zomaar archiefbewaarplaatsen, ik denk dat we daar zeer voorzichtig mee moeten omspringen.
4. het dooreen lopen van privé en zakelijk verkeer zal in toenemende mate een probleem vormen voor de archivaris (of archieftool).
Ik ben eigenlijk wel benieuwd wat men nu wel archiefwaardig zou vinden anders dan voorheen. Ik heb eigenlijk wel mijn twijfels of daar ook maar iets in veranderd is door de tijd heen, anders dan dat de communicatiemiddelen veranderd zijn. En inderdaad, die middelen laten meer sporen achter dan in vroeger tijden. Maar net zo goed als in vroeger tijden niet zeker is of de aantekeningen van de minister of de ambtenaar (1.0) alle beleidsvoorbereiding omvatten die relevant is voor een reconstructie, zo vraag ik me af of alle tweets die ik zie voorbijkomen - al dan niet van ambtenaren 2.0 - een meerwaarde hebben voor een dergelijke reconstructie.
Maar boeiend blijft het wel, de vraag 'wat dan wel te archiveren?'
Reactie van Eric Burger op 26 Januari 2010 op 12.25
werden die twee kanttekeningen er meteen vier:-)
Reactie van Eric Ketelaar op 26 Januari 2010 op 15.14
Mijn PPT voor Kennislab, 21 januari is op SlideShare te zien http://tinyurl.com/yd7akoj
Reactie van Hans Hofman op 27 Januari 2010 op 11.03
Het is goed te zien dat dit onderwerp meer gaat leven. Wat mij opvalt is wel dat de nadruk erg ligt op de (web 2.0) hulpmiddelen en op de informatie zelf. Op zich misschien niet verwonderlijk, want die worden gebruikt, maar de verandering vindt juist plaats in de wijze van (samen)werken. Davied refereert daar al een beetje aan. Mijn vraag zou zijn in welke type processen hebben die nieuwe hulpmiddelen het meeste effect/invloed en in welke zin? Zelf ben ik bezig met het opzetten van een promotieonderzoek dat juist dat soort aspecten wil onderzoeken en dan natuurlijk ook in hoeverre dat invloed heeft op de archivering. Eén van de aannames is dat de aard van het proces mede bepaalt in werlke mate web 2.0 hulpmiddelen toegepast worden.
@Eric in hoeverre iets archiefwaardig (Germanisme?) is, is toch een andere vraag. Ik neem even aan dat je bedoelt wat uiteindelijk in een archief behoort te belanden? Daarvoor hebben we het waarderings- en selectieproces. De criteria daarbij zouden inderdaad best wel eens aan verandering onderhevig kunnen zijn (zijn ze in feite altijd al geweest).
Vanuit een overheidsactiviteit (proces) is het van belang te bepalen op welk moment in het proces wat precies moet worden vastgelegd (als dat vantevoren al kan) en hoe lang het bewaard zou moeten worden. Dat is afhankelijk, lijkt mij van de aard van een proces en de mogelijke risico's die een organisatie zou kunnen lopen als archivering niet gebeurt....
Mijn advies voor de film zou zijn te kijken welke processen interessant kunnen zijn. Ik heb sterk de indruk dat web 2.0 hulpmiddelen nu nog vooral intern toegepast worden (maar misschien heb ik het mis), bijv. in projecten (o.a. wiki's, chat).
Reactie van Eric Burger op 27 Januari 2010 op 11.31
@Hans. Sorry voor dat germanisme, zal de huidige residentie van ondergetekende zijn. De vraagstelling overlezend, denk ik dat het om zowel wat als hoe gaat: wat archiveren en hoe. Wat betreft de toepassing van 2.0 hulpmiddelen in de overheidsomgeving, daarvan is volgens mij juist interessant dat ze niet meer alleen intern zijn (in de zin van binnen één overheidsorganisatie of tussen organisaties) maar dat het onderscheid tussen werk en privé, zakelijk en niet-zakelijk, overheid/commercie ook vervaagt. Dat is niet altijd handig en verstandig. In een andere discussie - op Ambtenaar2.0 - memoreerde ik al de hoeveelheid informatie die uit twitter is te destilleren en die voorheen als telefonisch of email buiten het zicht van de wereld zou blijven. Maar op een of andere manier heeft het hele 2.0 gebeuren er toe geleid dat iedereen zijn meest triviale bezigheden met die wereld wil delen.
Het meeste profijt - jouw promotievraag - heeft volgens mij de kennisdeling en -vermeerdering al dan niet in organisatieverband. Ik denk dat wiki en aanverwante applicaties een enorme duw hebben gegeven naar het concentreren van aanwezige kennis. Ik vemoed dat daarmee iedere vorm van documenteren - op papier of digitaal - daar op termijn mee vervangen zal worden, evenals alle dan verouderde vormen van handmatige indexering (of inventarisatie zoals we dat vroeger noemden).
Reactie van Hans Hofman op 27 Januari 2010 op 13.12
De term 'intern' is inderdaad voor meerdere uitleg vatbaar, maar ik bedoel daarmee dat de interactie tussen de samenleving en overheidsorganisaties nog niet zo aan de orde is (enkele uitzondering daargelaten wellicht) en ook ws. in de veel gevallen niet zinvol juist vanwege de aard van een proces (vgl. bijv. de WABO/Omgevingsloket). Wel bijv. in beleidsvorming...
Het vervagen van publiek en privé domein is een ander aspect dat weer andere vragen oproept. In hoeverre kun je op internet nog uitsluitend één van die rollen vervullen. Het lijkt (of maakt?) alsof je daar alle rollen tegelijk bent/vervult. Heel interessant en nog lang niet in alle consequenties doordacht. Dat roept ook vragen op wat je dan moet archiveren vanuit welk perspectief... ?
Reactie van Eric Ketelaar op 28 Januari 2010 op 9.20
Die interactie tussen overheid en "buitenwereld" ontwikkelt zich sneller dan je denkt! Check (op YouTube) de presentaties van de Govt 2.0 summit, september 2009, in Washington. Lees het boek Wikigovernment van Beth Simone Noveck (nu hoog in het Witte Huis!), vooral over haar Peer-to-Patent project.
Reactie van Davied op 28 Januari 2010 op 9.28
BZK is aan het proberen om Noveck naar NL te halen in het voorjaar. Volgens mij staat een filmpje van haar op http://video.ambtenaar20.nl
Reactie van Ivo van Onna op 28 Januari 2010 op 10.26
@Hans: Of 2.0 toepassingen vooral intern en/of extern worden toegepast, is volgens mij vooral een kwestie van mentaliteit en focus: hoe alledaagser de 2.0 filosofie (en de toepassingen) worder in de beleving en het gedrag van mensen, hoe meer die mensen geneigd zullen zijn om over de grenzen van hun eigen organisatie heen te kijken. Kortom, het is m.i. een kwestie van tijd dat bijvoorbeeld kennisplatformen zich gaan uitbreiden buiten de organisatie grenzen.
@Hans: je vraagt je af op welke typen werk 2.0 toepassingen het meeste effect zullen hebben. Volgens mij zijn dat de kennisintensief, ongestructureerd werk en werk waarin samenwerking belangrijk is. In die typen werk kun je namelijk het meeste voordeel halen uit de snelheid waarmee je verschillende informatie etc. aan elkaar kunt knopen en verwerken, en het gemak waarmee je met andere mensen kunt communiceren. Meer gestroomlijnde, gestructureerde processen gaan ook baat hebben bij 2.0 toepassingen, maar alleen in de zin dat het configureren, aansturen en veranderen van die processen sneller kan doordat de informatieverwerking flexibeler wordt. Maar ik verwacht daar geen wezenlijke verandering in de manier van werken. Maar misschien heb ik het mis! Graag reacties, want een heel terechte en belangrijke vraag van Hans.
Reactie van Ingmar Koch op 28 Januari 2010 op 10.50
@Eric B Je schrijft "In een andere discussie - op Ambtenaar2.0 - memoreerde ik al de hoeveelheid informatie die uit twitter is te destilleren en die voorheen als telefonisch of email buiten het zicht van de wereld zou blijven. Maar op een of andere manier heeft het hele 2.0 gebeuren er toe geleid dat iedereen zijn meest triviale bezigheden met die wereld wil delen."
De vraag of iets gearchiveerd moet worden is niet afhankelijk van de openbaarheid van een 'uiting', maar van de vraag of deze een rol heeft gespeeld bij de uitvoering van werkzaamheden. In dit kader zijn (een groot deel van) de tweets van Verhagen archiefstukken. Hij beschouwt het beantwoorden van vragen van burgers als onderdeel van het werk van een minister. Het maakt dus geen verschil of hij een brief, e-mail of tweet ontvangt en beantwoord. Ze behoren allemaal in het archief van het ministerie.
Daarnaast lijkt me ook de vraag in hoeverre je als overheid aangesproken kan worden op een uiting een zeer relevant criterium. Als ambtenaren zich (namens de minister!) moeten gaan mengen in discussies over Q-koorts, griepvaccinatie en baarmoederhalskankerinentingen, dan maken deze berichten wat mij betreft ook deel uit van het archief van het ministerie. Je kunt er donder op zeggen dat de Tweede Kamer er als de kippen bij is om de minister te bevragen over een 'onhandige' reactie op een forum. En bewijs dan maar eens de authenticiteit van een bericht.

Tenslotte ben ik er heel verbaasd over dat je email noemt als iets dat blijkbaar niet 'archiefwaardig' is. Ik had gehoopt dat we de discussie daarover toch eindelijk achter de rug hadden.

Opmerking

Je moet lid zijn van Archief 2.0 om reacties te kunnen toevoegen!

Word lid van Archief 2.0

Zoeken in Archief 2.0

Loading

© 2017   Gemaakt door Archief 2.0.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden